Succursale, filiale o ufficio di rappresentanza in Francia: quale struttura scegliere per insediare una società italiana?

Quando una società estera intende insediarsi in Francia, sono possibili diverse forme giuridiche. La scelta tra una succursale, una filiale o un ufficio di rappresentanza dipende sia dalla natura dell’attività prevista, sia dal grado di autonomia desiderato per l’entità francese, nonché dalle implicazioni fiscali, sociali e giuridiche associate a ciascuna forma. Il presente articolo propone una panoramica generale volta ad accompagnare i lettori nelle loro prime riflessioni.

Un quadro giuridico lacunoso, fondato sull’analogia con lo stabilimento secondario

Il regime giuridico delle succursali di società estere in Francia risulta tuttora poco sviluppato. Il diritto francese non prevede, infatti, alcuna definizione legale chiara della nozione di succursale, creando così un'incertezza nella comprensione di questa struttura, tanto per i professionisti quanto per le autorità competenti.

Il Code de commerce si limita a prevedere, attraverso i suoi articoli L.123-1, L.123-3 e R.123-112, che ogni società estera che apra un insediamento in Francia debba procedere alla sua iscrizione presso il Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) entro 15 giorni dall’avvio effettivo dell’attività.

Nella prassi, questa formalità è spesso anticipata, poiché un deposito tardivo può comportare difficoltà amministrative, in particolare per quanto riguarda l’attribuzione del numero SIRET, l’affiliazione all’URSSAF, la gestione delle prime assunzioni o ancora le dichiarazioni fiscali.

In assenza di una definizione autonoma della succursale, la prassi applica un'analogia con lo stabilimento secondario, come definito per le società francesi all’articolo R.123-40 del Code de commerce. Si considerano allora tre criteri principali:

• l’esistenza di un insediamento permanente, distinto dalla sede sociale estera;
• lo svolgimento in Francia di un’attività autonoma e duratura;
• la capacità dell’insediamento locale di impegnare giuridicamente la società estera nei confronti dei terzi.

Questo ragionamento per analogia, sebbene operativo, può rivelarsi fonte di confusione quando l’attività in Francia si autonomizza progressivamente o quando l’insediamento tende ad assumere un funzionamento simile a quello di una filiale.‍

‍Il criterio della permanenza: una valutazione flessibile ma decisiva

Una volta tracciate le linee generali del regime giuridico, si pone la questione di come, concretamente, si debba valutare il requisito dell’insediamento permanente richiesto per giustificare l’iscrizione di una succursale in Francia.

In pratica, la nozione di permanenza non implica necessariamente una durata indefinita né particolarmente lunga. Non si tratta di prevedere una presenza “a vita”, di 50 o 99 anni. La giurisprudenza e la prassi amministrativa adottano un approccio più funzionale: ciò che rileva è l’intenzione di mantenere un’attività economica significativa per un certo periodo di tempo, disponendo dei mezzi di esercizio necessari.

Contrariamente a quanto talvolta si crede, la permanenza non presuppone obbligatoriamente la disponibilità di locali fisici (uffici, depositi, stabilimenti). Il criterio può essere soddisfatto anche qualora l’entità locale disponga delle risorse materiali o umane necessarie per esercitare un’attività economica in modo continuativo.

Alcuni esempi consentono di illustrare questo approccio:

• il caso dei pop-up stores: quando una società estera del settore dell’abbigliamento apre temporaneamente uno spazio effimero a Parigi, per finalità promozionali o eventi particolari, la condizione di permanenza è generalmente esclusa se l’installazione dura solo pochi giorni o settimane. In tal caso, non sussiste l’obbligo di iscrivere una succursale;
• il caso dei corner nei grandi magazzini: al contrario, quando un marchio estero installa un punto vendita in modo relativamente stabile, per diversi mesi, all’interno di un grande magazzino (Galeries Lafayette, Printemps, ecc.), si considera che l’attività sia sufficientemente duratura e autonoma da giustificare l’apertura di una succursale e la relativa iscrizione al RCS;
• il caso dei cantieri di lunga durata: alcune imprese estere operanti in Francia nell’ambito di appalti pubblici o privati (settori edile, aeronautico, nucleare, ecc.) possono essere presenti su cantieri per uno, due o anche tre anni. In tali ipotesi, la durata dell’intervento costituisce un elemento centrale per qualificare l’insediamento come permanente.

Questo criterio della permanenza assume una rilevanza ancora maggiore quando si combina con questioni fiscali, in particolare ai fini della qualificazione di stabile organizzazione ai sensi delle convenzioni fiscali internazionali, un punto su cui sarà opportuno soffermarsi ulteriormente.

La presenza umana e i criteri di valutazione complementari

L’assenza di locali fisici non esclude la qualificazione di succursale. Tuttavia, la presenza umana sul territorio francese rappresenta un elemento di valutazione importante, pur non essendo, di per sé, decisivo.

La presenza di un solo dipendente non consente automaticamente di concludere per l’esistenza di una succursale. Ciò dipende dal ruolo effettivamente esercitato da tale persona e dall’entità dell’attività svolta localmente.

In pratica, quanto maggiore è il numero di dipendenti presenti nella struttura locale (due, tre, quattro o cinque persone, ad esempio), tanto più probabile diventa la qualificazione come succursale, poiché ne risultano rafforzate l’autonomia funzionale e l’intensità dell’attività.

Questa analisi sarà ulteriormente approfondita in seguito, in particolare nella distinzione tra succursale e ufficio di rappresentanza, quest’ultimo soggetto a criteri molto più restrittivi.

Quando tutte le condizioni sono soddisfatte (presenza umana significativa, autonomia dell’attività, insediamento permanente), l’iscrizione della succursale al RCS diventa obbligatoria.

Le caratteristiche giuridiche della succursale: una semplice estensione della società estera

Dal punto di vista giuridico, la succursale non è un’entità autonoma. Essa non dispone né di personalità giuridica propria, né di un patrimonio autonomo, né di una responsabilità distinta. Costituisce una prosecuzione della società estera, con la quale forma un’unità giuridica ed economica inscindibile.

Questa assenza di autonomia comporta conseguenze pratiche sia in materia di responsabilità sia nella gestione degli affari. I vantaggi e gli svantaggi possono essere così riassunti:

Vantaggi della succursale

• Semplicità di creazione: a differenza di una filiale, la creazione di una succursale non richiede l’apertura preventiva di un conto bancario in Francia, né la costituzione di un capitale sociale. La procedura di iscrizione risulta quindi più rapida e meno onerosa.
• Rafforzamento del credito commerciale: la succursale beneficia della reputazione e della solidità finanziaria della casa madre. I terzi possono consultare i bilanci consolidati o storici della società estera, il che rappresenta una garanzia rassicurante. Al contrario, una filiale di nuova costituzione, priva di una storia pregressa, dovrà appoggiarsi sul sostegno del gruppo per ottenere la fiducia di partner o clienti.
• Accesso agevolato alle autorizzazioni regolamentari nell’ambito della libertà di stabilimento all’interno dell’Unione europea: quando l’attività è soggetta ad autorizzazione, la succursale può talvolta beneficiare del riconoscimento reciproco delle autorizzazioni ottenute nello Stato di origine. Questo processo risulta generalmente più semplice rispetto a quello previsto per una filiale, considerata come un’entità giuridica nuova e quindi soggetta a una procedura completa di autorizzazione.

Svantaggi della succursale

• Assenza di responsabilità limitata: tutti gli impegni assunti dalla succursale vincolano pienamente e direttamente la società estera. I debiti, le controversie o gli obblighi fiscali sorti in Francia ricadono direttamente sulla casa madre, senza separazione patrimoniale.
• Possibili limiti commerciali: alcuni clienti o partner, in particolare nei settori regolamentati o a forte radicamento locale, possono preferire concludere contratti con una società di diritto francese. L’assenza di personalità giuridica autonoma della succursale può costituire un ostacolo allo sviluppo commerciale, specialmente nei settori in cui la nazionalità giuridica dell’interlocutore riveste un’importanza strategica.

L’ufficio di rappresentanza: una struttura non commerciale da monitorare attentamente

La distinzione tra succursale e ufficio di rappresentanza è centrale, in particolare dal punto di vista fiscale. Se l’iscrizione al Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) in qualità di succursale viene omessa, ciò costituisce certamente un’irregolarità giuridica.

Tuttavia, le conseguenze più gravi si verificano quando l’amministrazione fiscale considera che l’attività esercitata in Francia sia in realtà commerciale e imponibile, mentre l’entità locale era stata dichiarata come semplice ufficio di rappresentanza. In tal caso, possono essere irrogate importanti sanzioni per occultamento di attività imponibile e omessa dichiarazione.

L’ufficio di rappresentanza si distingue in modo fondamentale dalla succursale in quanto non può in alcun caso esercitare un’attività commerciale. È rigorosamente limitato a funzioni ausiliarie o preparatorie, quali:

• attività di prospezione di mercato,
• studi di fattibilità,
• operazioni di comunicazione o di pubblicità,
• attività logistiche o di stoccaggio, a condizione che non siano collegate direttamente alla vendita.

Occorre tuttavia maneggiare con prudenza la nozione di prospezione. Ad esempio, l’invio di collaboratori da parte di una società estera per analizzare il mercato francese, studiare il comportamento dei consumatori, condurre indagini di marketing o organizzare azioni di visibilità è, in linea di principio, ammesso.

Tuttavia, non appena queste azioni assumono la forma di attività di promozione attiva, presentazione commerciale di prodotti o contatti finalizzati alla conclusione di contratti, si rientra nel campo dell’attività commerciale, escludendo quindi la possibilità di mantenere la qualificazione di ufficio di rappresentanza.

In pratica, molte imprese estere iniziano la loro presenza in Francia attraverso un ufficio di rappresentanza, in particolare per sondare il mercato e contenere i costi di insediamento.

È però fondamentale monitorare attentamente l’evoluzione dell’attività locale, poiché non appena emergono funzioni commerciali (reclutamento di forze vendita, attività contrattuale, attività di promozione attiva), la struttura deve essere obbligatoriamente riqualificata in succursale — con conseguente iscrizione al RCS.

Si tratta di una questione cruciale sia per la sicurezza giuridica e fiscale dell’impresa estera, sia per la responsabilità del suo consulente, che deve documentare l’evoluzione dell’attività reale in Francia e allertare tempestivamente in caso di deriva verso un’attività commerciale non dichiarata.

Ufficio di rappresentanza vs succursale: le distinzioni amministrative e le formalità di iscrizione

La distinzione tra ufficio di rappresentanza e succursale si riflette anche negli obblighi amministrativi e nelle modalità di iscrizione.

1. Iscrizione al Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)

La succursale, in quanto struttura che esercita un’attività commerciale, deve obbligatoriamente essere iscritta al RCS entro 15 giorni dall’inizio effettivo della sua attività in Francia (artt. L.123-1 e R.123-112 del Code de commerce). Essa riceve quindi un numero SIRET ed è considerata un insediamento attivo della società estera sul territorio francese.

Al contrario, l’ufficio di rappresentanza, in quanto struttura non commerciale, non deve essere iscritto al RCS. Questo punto è essenziale, poiché in passato, nella pratica, esisteva una certa confusione. Per un certo periodo, alcuni uffici di rappresentanza venivano iscritti indebitamente tramite il guichet unique, ma questa possibilità è stata successivamente soppressa.

Oggi il guichet unique non consente più l’iscrizione di un ufficio di rappresentanza in quanto tale. Quando sono necessarie delle formalità (ad esempio per ottenere un numero SIRET), è la società estera stessa, senza stabile organizzazione in Francia, a essere iscritta per finalità specifiche.

2. Iscrizione presso l’URSSAF in caso di assunzione di dipendenti

È possibile, e anzi frequente, che un ufficio di rappresentanza impieghi uno o più dipendenti in Francia, ad esempio per realizzare studi di mercato o missioni di prospezione non commerciale. In tal caso:

• la società estera deve essere iscritta presso l’URSSAF per adempiere agli obblighi sociali francesi;
• si tratta di un’iscrizione di natura esclusivamente sociale, senza riconoscimento di un insediamento stabile in Francia.

Questa formalità consente all’impresa estera di procedere alle dichiarazioni di assunzione, al versamento dei contributi sociali e al rispetto della normativa lavoristica francese.

3. Altri casi di iscrizione al di fuori del RCS

Vi sono altri casi particolari che giustificano un’iscrizione tramite il guichet unique, senza che vi sia un insediamento stabile o commerciale, tra cui:

• Dichiarazioni fiscali specifiche: ad esempio, quando una società estera possiede un immobile in Francia, può essere soggetta all’imposta annuale del 3% sul valore venale degli immobili (articolo 990 D e seguenti del Code général des impôts). Se non beneficia di un’esenzione, dovrà essere iscritta presso la DGFIP, esclusivamente per poter effettuare la dichiarazione e il pagamento dell’imposta.
• Attività agricole o artigianali: quando una società estera esercita in Francia un’attività agricola o artigianale, o assume dipendenti nell’ambito di tali attività, l’iscrizione viene effettuata presso l’organismo competente — ad esempio l’AMSA. Questo caso è più raro, ma deve essere anticipato in alcuni settori specifici.

L’importanza della qualificazione fiscale: una questione determinante

Le differenze tra ufficio di rappresentanza e succursale, sebbene inizialmente fondate su criteri giuridici, assumono tutta la loro rilevanza quando vengono esaminate sotto il profilo fiscale. In pratica, è molto spesso la fiscalità a cristallizzare le principali poste in gioco della qualificazione, ed è per questo che il parere di un fiscalista si rivela indispensabile nelle situazioni di confine.

Il criterio della commercialità, al centro della distinzione tra ufficio di rappresentanza e succursale, deve essere valutato prima di tutto dal punto di vista fiscale. Questo criterio condiziona infatti l’assoggettamento a quelle che, per semplicità espositiva, possiamo riunire sotto il termine di imposte commerciali: principalmente l’imposta sulle società (IS) e l’imposta sul valore aggiunto (IVA).

1. L’imposta sulle società (IS)

Una succursale, in quanto stabile organizzazione che esercita un’attività economica sul territorio francese, è soggetta all’imposta sulle società.
Essa è tenuta a:

• tenere una contabilità autonoma, che permetta di isolare i risultati generati dalla sua attività in Francia;
• presentare una dichiarazione annuale dei risultati all’amministrazione fiscale.

Anche se la succursale non pubblica bilanci annuali distinti da quelli della società estera, essa deve comunque tenere una contabilità separata, che consenta di identificare la parte di risultato imponibile in Francia. Tale separazione è fondamentale per evitare rilievi e rettifiche in caso di controllo fiscale.

2. L’IVA: un ambito di applicazione più ampio e autonomo

La questione dell’IVA è ancora più sottile. Infatti, una società estera può essere assoggettata all’IVA in Francia senza disporre di una stabile organizzazione né aver aperto una succursale.

Alcune operazioni (forniture intracomunitarie, prestazioni di servizi, vendite online, ecc.) comportano l’obbligo di designare un rappresentante fiscale o di ottenere un numero IVA in Francia, senza che ciò implichi una presenza fisica o un’attività commerciale ai sensi del diritto societario.

In tali casi, la società estera deve ottenere un numero SIRET tramite il guichet unique, al fine di poter presentare le proprie dichiarazioni IVA (ad esempio il modello CA3). Questo non costituisce il riconoscimento di una stabile organizzazione, ma un’iscrizione puramente fiscale, con obblighi limitati all’ambito dell’IVA.

Si tratta di un punto di vigilanza essenziale: una società estera può essere soggetta all’IVA in Francia pur rimanendo fuori dal campo di applicazione dell’imposta sulle società — e viceversa. Questa dissociazione impone un’analisi rigorosa di ogni situazione concreta.

3. Obblighi sociali: un regime equivalente

Dal punto di vista degli obblighi sociali, il regime è equivalente, sia che la società estera sia presente in Francia sotto forma di succursale, sia sotto forma di ufficio di rappresentanza. In entrambi i casi:

• non appena vengono impiegati dipendenti locali in Francia, la società deve iscriversi presso l’URSSAF;
• deve effettuare le dichiarazioni di assunzione, versare i contributi sociali e conformarsi alle norme del diritto del lavoro francese.

Il tipo di struttura giuridica (succursale o ufficio di rappresentanza) non incide sugli obblighi sociali. La sola presenza di personale dipendente in territorio francese comporta automaticamente la sottoposizione ai regimi sociali francesi.

La filiale: un’entità giuridica autonoma di diritto francese

Sebbene la filiale non costituisca il nucleo centrale dell’analisi, è opportuno ricordare le differenze essenziali tra questa struttura e la succursale, al fine di offrire un panorama completo delle forme di insediamento possibili per una società estera in Francia.

1. Un’entità distinta, dotata di personalità giuridica

La filiale è una società di diritto francese, iscritta al Registre du Commerce et des Sociétés, dotata di propria personalità giuridica. Essa possiede un patrimonio autonomo, una responsabilità limitata ai conferimenti dei soci ed è soggetta all'insieme delle disposizioni legislative e regolamentari francesi.

A differenza della succursale, la filiale:

• può agire in giudizio in nome proprio;
• assume una responsabilità propria, il che teoricamente tutela la casa madre da rischi diretti;
• deve rispettare le norme francesi in materia di diritto societario, in particolare per quanto riguarda la governance, la tenuta della contabilità, l’approvazione annuale dei conti, ecc.

2. Una responsabilità "limitata"... da sfumare nella pratica

Sebbene la filiale goda di una responsabilità limitata ai conferimenti, questa limitazione viene spesso attenuata nella pratica. In effetti, quando una filiale è detenuta al 100% dalla società estera, la casa madre fornisce frequentemente delle garanzie, in particolare:

• per agevolare l’accesso al credito o a determinati mercati;
• per rassicurare fornitori e partner contrattuali;
• o per sostenere finanziariamente lo sviluppo della filiale.

Così, in caso di insolvenza, la limitazione di responsabilità può perdere di efficacia se la società madre ha prestato fideiussioni o assunto impegni diretti.

3. Fiscalità e gestione contabile: un carico comparabile

Dal punto di vista fiscale, filiale e succursale sono entrambe soggette all’imposta sulle società e all’IVA, non appena esercitano un’attività economica in Francia. L’idea che la succursale sia sistematicamente meno onerosa fiscalmente è da relativizzare. Infatti:

• la filiale deve redigere e pubblicare i propri bilanci annuali, conformemente al diritto francese;
• la succursale, pur non pubblicando bilanci propri, deve comunque tenere una contabilità separata sufficiente per determinare il proprio reddito imponibile in Francia.

Inoltre, ogni anno, la succursale è tenuta a depositare presso il greffe du tribunal de commerce i conti della società estera, accompagnati da una traduzione certificata. Tali traduzioni possono generare costi significativi, talvolta superiori a quelli legati alla gestione giuridica ordinaria di una filiale.

4. Vantaggi amministrativi della succursale

Dal punto di vista amministrativo, la succursale beneficia di un formalismo più leggero:

• nessuna convocazione di assemblea generale annuale;
• nessun obbligo di ricostituzione del capitale proprio in caso di perdite;
• nessun vincolo relativo al capitale sociale.

Tuttavia, questa semplicità formale non deve far dimenticare i rischi giuridici e fiscali accresciuti, in particolare in caso di errata valutazione del perimetro dell’attività o di assenza di sufficiente separazione tra i flussi economici esteri e francesi.

5. Diritto applicabile

La filiale è interamente regolata dal diritto francese, per tutti gli aspetti (governance, contratti, responsabilità, fiscalità). Al contrario, la succursale è soggetta:

• al diritto del Paese di registrazione della società estera per il suo funzionamento interno (direzione, governance, presa di decisioni, ecc.);
• al diritto francese per quanto riguarda l’attività esercitata sul territorio (contratti di lavoro, imposte, sicurezza sociale, ecc.).

Conclusione: scegliere in funzione degli obiettivi e dei rischi

La scelta tra ufficio di rappresentanza, succursale e filiale può essere effettuata solo a seguito di un’analisi rigorosa degli obiettivi strategici, della natura dell’attività prevista in Francia, dei vincoli giuridici, fiscali e sociali, nonché delle aspettative commerciali a medio e lungo termine.

L’ufficio di rappresentanza costituisce una soluzione temporanea e non commerciale, particolarmente adatta alle fasi esplorative. La succursale, più impegnativa, consente un’insediamento rapido con una gestione più snella, ma espone direttamente la società estera. La filiale, infine, offre il massimo grado di autonomia giuridica e di protezione in termini di separazione delle responsabilità, al prezzo di un formalismo più importante.

In ogni caso, il criterio fiscale - in particolare la distinzione tra attività preparatoria e attività commerciale - resta determinante, e la consultazione di un avvocato fiscalista si impone fin dalle prime riflessioni.

Lo studio Taxlhab assiste gruppi internazionali di PMI e imprese di dimensione intermedia nella loro implantazione e strutturazione giuridica, nonché nella loro governance fiscale in Francia. Interveniamo in tutte le fasi: analisi dei rischi, scelta della struttura, iscrizione, gestione giuridica e fiscale continuativa, in stretta collaborazione con i vostri consulenti interni o partner esteri.

Contattateci (contact@taxlhab.com) per iniziare una riflessione congiunta sul vostro progetto di insediamento in Francia.

‍

Sandro Assogna, Avocat au Barreau de Paris e fondatore dello Studio Taxlhab